/02FA02-5 - DOCUWARE
DOCUWARE
Formation créée le 05/08/2024. Dernière mise à jour le 06/08/2024.
Version du programme : 1
Programme de la formation Version PDF
Dématérialisez, Archivez, Partagez, Sécurisez vos documents clés ! Optimisez les performances de votre entreprise. DocuWare est l'alternative parfaite pour les équipes en télétravail et en situation de mobilité.
Objectifs de la formation
- Stocker les documents
- Utiliser les outils de recherche
- Savoir gérer les bacs, les listes, les tâches
- Tableaux de bord / listes
- Gérer les tâches et comprendre le processus
- Gérer les droits du logiciel et modifier le profil
- Gérer les groupes et les utilisateurs
- Gérer les armoires numériques
- Créer des formulaires
- Achats : Valider les factures, les stocker
- Ventes : archivage automatique, annotations des documents
- Dématérialiser et organiser les documents RH dans une armoire sécurisée
- Gérer les tâches RH avec des workflows
Profil des bénéficiaires
Pour qui
- Chef d'entreprise
- Service administratif / direction
- service RH
Prérequis
- Connaissance de Windows
- Notion d'informatique
Contenu de la formation
-
Jour 1 : Philosophie du logiciel
- Formation à l'utilisation : Stockage
- Formation à l'utilisation : Recherche
- Formation à l'utilisation : Dossiers
- Formation à l'utilisation : Listes
- Formation à l'utilisation : Tâches
- Formation à l'utilisation : Formulaires
- Pratique client
-
Jour 2 : Paramétrages généraux
- Création - modification - suppression d'un utilisateur
- Gestion d'un utilisateur / groupe d'utilisateur et de leur droits
- Paramétrage des droits
- Création des formulaires
- Modification d'une armoire et des boites de dialogues
- Mise en place d'une mise à jour
- Problématique rencontrées
- Pratique client
-
Jour 3 : Processus Achat – optimisez vos opérations de factures
- Validation des factures correctes et utilisation de la fonctionnalité d’indexation intelligente associant celles-ci aux bons de commande correspondants
- Traitement des factures de manière exhaustive
- Importation directe des factures dans des fichiers personnalisables et consultables
- Traitement dynamique des validations et prise en charge des factures refusées
- Transfert des écritures comptable vers l’ERP
- Modification éventuelle du processus
- Pratique client
-
Jour 4 : Processus Vente – Optimisez la gestion des comptes clients
- Archivage automatique des documents sortants lors de leur impression ou envoi par e-mail
- La gestion des annotations des documents et des timbres
- La gestion du visionning des documents
- Regroupement des factures et flux de mise à disposition
- Collaboration avec le service Commercial pour gérer les informations des nouveaux clients.
- Modification éventuelle du processus
- Pratique client
-
Jour 5 : Gestion des documents et processus RH
- Dématérialisez, centralisez et organisez vos documents RH dans une armoire numérique sécurisée
- Archivez les documents confidentiels de vos employés : fiches de paie, contrat de travail dans une solution certifiée coffre-fort électronique
- Gérez et automatisez vos taches RH avec les workflows : recrutement, on-boarding, arrêts maladie, demande de congés, notes de frais
- Améliorez l’engagement et la satisfaction de vos employés en supprimant les taches manuelles répétitives et sources d’erreur
- Pratique client
Suivi de l'exécution et évaluation des résultats
- L'évaluation des connaissances se fait de façon continue, tout au long de la formation, et principalement lors de la manipulation des différentes fonctionnalités du logiciel via des cas pratiques
- Fiche d'évaluation
- Emargement
Ressources techniques et pédagogiques
- Présentation du formateur, explication du déroulé de la formation, journée après journée, et tour de table avec l'(es) apprenant(s) afin de créer une cohésion de groupe
- Evaluation individuelle avant la formation
- Prise en main de l'application avec alternance d'apports théoriques et exercices pratiques
- Sessions questions / réponses
- Bilan de fin de formation / Evaluation individuelle à la fin de la formation (afin d'analyser la progression)
- Moyens techniques : Connexion internet / Poste informatique avec le logiciel. - En présentiel : les stagiaires étudient en "situation réelle" sur un ou plusieurs postes et avec leur matériel équipé du logiciel. Le formateur est également équipé d'un ordinateur portable équipé du logiciel et si besoin d'un vidéo projecteur. - Formation en Distanciel possible
- Manuel d'utilisation en pdf
Modalités de certification
Résultats attendus à l'issue de la formation
- L'évaluation des connaissances se fait de façon continue, tout au long de la formation, et principalement lors de la manipulation des différentes fonctionnalités du logiciel via des cas pratiques
Modalité d'obtention
- Obtention par certification
Capacité d'accueil
Entre 1 et 10 apprenants
Délai d'accès
3 semaines
Accessibilité
Pour tout renseignement concernant la modification ou l'accès à un public handicapé, merci de contacter le référent Stéphane Kislig au 05 49 65 06 00